Le saviez-vous ?

Comment les éditeurs de logiciels facilitent la comptabilité des entreprises

Loop comptabilité entreprises

01 décembre 2016

Les éditeurs de logiciels tentent depuis longtemps de faciliter le travail de base des professionnels du chiffre et des entrepreneurs qui tiennent eux-mêmes leur comptabilité.

Si, à l'origine, toutes les écritures étaient saisies une par une, ligne par ligne, les éditeurs ont depuis longtemps inventé les accélérateurs de saisie, parfois aussi appelés masques de saisie.

Sont venus ensuite les algorithmes qui permettent de proposer des comptes aux utilisateurs, en fonction de l'activité de l'entreprise et du type d'opération.

En 2016, c'est l'intelligence artificielle qui arrive sur le devant de la scène.

Les logiciels traditionnels facilitent la comptabilité grâce aux "accélérateurs de saisie" ou masques de saisie

Les "accélérateurs de saisie" et "masques de saisie" sont des fonctionnalités des logiciels métiers qui facilitent la comptabilité par une semi-automatisation de la saisie comptable.

Le principe des accélérateurs de saisie est simple : dès que l'utilisateur a saisi la première ligne d'écriture, avec le montant TTC dans un compte fournisseur ou client, les autres lignes de l'écriture comptable se remplissent et se calculent automatiquement.

Le plan de compte de l'entreprise est paramétré ainsi : à chaque compte client ou fournisseur correspondent un ou deux comptes de charges ou produits. à chaque compte de charge ou produit correspondent un taux de TVA et un régime de TVA (encaissements ou débits, intracommunautaire, export, exonéré).

Pour les masques de saisie, il s'agit de créer des écritures types pour les écritures les plus courantes. L'utilisateur doit alors simplement compléter avec les différents montants.

L'écriture est passée automatiquement en comptabilité.

Les masques de saisie fonctionnent pour de nombreuses écritures : loyers, achats de marchandises, ventes de marchandises etc.

Les logiciels de comptabilité en ligne permettent de faire la tenue simplement, à partir de votre boîte mail

Ne pas passer trop de temps sur sa comptabilité : le rêve de tout entrepreneur mais aussi de tout comptable de PME ou cabinet d'expertise comptable qui souhaite rentabiliser ses travaux et se consacrer à ses missions de conseil.
Les nouveaux outils en ligne facilitent la comptabilité en limitant le travail à effectuer : on peut intégrer directement dans la compta les pièces reçues dans sa boîte mail, que ce soit une facture scannée, la photo d’une note de frais, ou une facture reçue par email et transférée.
Les pièces justificatives sont alors envoyées sur une plateforme collaborative dédiée, privée, à laquelle l'utilisateur a accès à tout moment.

C'est un processus de dématérialisation qui peut se dérouler en 4 étapes :

  • étape 1 : les factures sont scannées, numérisées, photographiées ou reçues par email et transférées
  • étape 2 : un logiciel de lecture automatique des documents (LAD) permet l'extraction automatique des informations dactylographiées ou manuscrites. La LAD fonctionne sur de nombreux documents, factures, chèques etc.
  • étape 3 : un logiciel de gestion électronique des données (GED) permet de classer, stocker, consulter, gérer les documents numériques.
  • étape 4 : un workflow permet de travailler sur les documents numériques. Il peut s'agir de validation des factures, de validation des heures supplémentaires avant l'édition d'une fiche de paie etc.

Certains éditeurs de logiciel de comptabilité en ligne, comme Loop, proposent des solutions clé en main qui intègrent directement la GED Office 365 dans leur solution.

Ajoutez à cela un algorithme de matching ou une intelligence artificielle et vous obtenez une comptabilisation automatique, sans intervention humaine, qui apprend et évolue avec l'entreprise.

Rangés dans un coffre-fort numérique, pièces justificatives, documents comptables et, plus largement, tous les documents de l'entreprise sont sécurisés en ligne, traités automatiquement et accessibles, depuis n'importe quel terminal numérique, aux seuls utilisateurs autorisés.

Une bonne manière de faciliter sa comptabilité et de gagner du temps.

Avec les logiciels de comptabilité en ligne, la matière comptable devient vivante. Elle est produite en temps réel, les indicateurs de gestion sont mis à jour immédiatement et le chef d’entreprise peut échanger par Chat avec son expert-comptable, qui partage les mêmes données en ligne, pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

Pourquoi gérer votre comptabilité dans le cloud ?

Loop comptabilité Cloud

28 novembre 2016

Les entreprises qui choisissent de dématérialiser leur comptabilité dans le Cloud font le choix de la simplicité, de la sécurité et de la flexibilité des solutions Cloud.

Le Cloud leur permet de travailler de partout, sur n'importe quel terminal connecté à internet et de gagner en productivité, en automatisant le maximum de tâches.

Le principe est simple : toutes les données sont stockées à distance, dans des datacenters, sans que personne ne soit en mesure de dire où elles se trouvent exactement. C'est une sécurité supplémentaire.

La comptabilité dans le Cloud : simple et flexible

Une solution comptable en ligne est simple et flexible. Simple d'abord parce qu'elle ne nécessite pas de longue installation ou de mises à jour régulières. Conçue pour une utilisation intuitive, la prise en main est souvent très rapide.

Flexible ensuite, parce qu'adopter une solution comptable en ligne, c'est adopter la possibilité de souscrire des offres par brique.

L'utilisateur choisit les fonctionnalités, en ajoute ou en enlève, selon ses besoins, pour mieux gérer son entreprise.

L'offre Cloud s'adapte à la taille de l'entreprise et à son évolution future, que l'entreprise se développe ou non.

La comptabilité dans le Cloud : simple et flexible

Une solution comptable en ligne est simple et flexible. Simple d'abord parce qu'elle ne nécessite pas de longue installation ou de mises à jour régulières. Conçue pour une utilisation intuitive, la prise en main est souvent très rapide.

Flexible ensuite, parce qu'adopter une solution comptable en ligne, c'est adopter la possibilité de souscrire des offres par brique.

L'utilisateur choisit les fonctionnalités, en ajoute ou en enlève, selon ses besoins, pour mieux gérer son entreprise.

L'offre Cloud s'adapte à la taille de l'entreprise et à son évolution future, que l'entreprise se développe ou non.

La comptabilité dans le Cloud : pour payer moins cher et accéder à plus de services

Pas de serveur, pas d'installation sur votre réseau interne, ni d'ordinateur puissant. Le Cloud fait gagner de l'argent sur l'acquisition du matériel, des logiciels et de leur mise à jour.

Les logiciels sont simplement loués. Cette particularité permet aux TPE-PME d'accéder à des services qui étaient réservés aux grandes entreprises. Ces services sont nombreux :

  • tableau de bord
  • suivi de trésorerie
  • devis et factures
  • gestion des bons de commande
  • notes de frais
  • comptabilité analytique pour vérifier que l'entreprise gagne de l'argent sur les produits qu'elle fabrique et vend
  • gestion du temps
  • fiches de paie
  • etc.

La comptabilité dans le Cloud : plus sûre que l'installation locale dans l'entreprise

Contrairement aux idées reçues, les solutions de comptabilité dans le Cloud offrent beaucoup plus de sécurité que les solutions locales avec installation sur un serveur ou un ordinateur.

Les données se trouvent dans des datacenters, bien mieux sécurisés que les ordinateurs et serveurs des TPE-PME, voire même de certaines grandes entreprises. De même, les sauvegardes récurrentes de vos données sont assurées par le prestataire. Contrôles d'accès, agents de sécurité, systèmes de refroidissement, câbles haute-tension, réseaux de fibre optique : tout est fait pour éviter les pannes et les intrusions de toutes sortes.

La comptabilité dans le Cloud : pour travailler de partout

Un autre atout des solutions comptables en ligne ou dans le Cloud est la mobilité, la possibilité de travailler partout et depuis n'importe quel appareil.

Plus besoin de se déplacer systématiquement avec tout son matériel informatique. Un ordinateur, une tablette ou un téléphone font parfaitement l'affaire.

Le vol d'un ordinateur, un incendie dans les locaux de l'entreprise etc. ne sont plus un problème. Il suffit de remplacer le matériel volé, défectueux ou détruit pour accéder à sa comptabilité comme auparavant et sans aucune perte de donnée.

La comptabilité dans le Cloud : pour automatiser le maximum de tâches

Scanner ses factures et ne plus se préoccuper de rien jusqu'à la génération et récupération de ses tableaux de bord de gestion : un rêve à portée de clic avec la comptabilité en ligne.

L'intelligence artificielle et les algorithmes permettent une comptabilisation automatique de la majorité des factures là où les solutions locales, parfois moins avancées, obligent encore à utiliser les masques de saisie ou écritures pré-paramétrées.

Les factures dématérialisées sont consultables rapidement sans perdre de précieuses heures à fouiller dans des classeurs ou à classer ses documents comptables.

Les différents type de logiciels de comptabilité Cloud :

On distingue deux types de logiciels Cloud : les logiciels Web et les logiciels traditionnels portés dans le Cloud. Les premiers, dit natifs, utilisent un navigateur web, généralement de dernière génération comme Chrome. Les autres nécessitent l'installation d'un logiciel complémentaire : "Citrix" ou "Remote Desktop Client".

Les applications de comptabilité web ont été développées récemment et sont naturellement conçues pour le travail collaboratif.
Elles peuvent se connecter naturellement à une multitude de logiciels web comme Office 365 de Microsoft ou SalesForce. L’utilisateur retrouve ainsi tous ses logiciels web directement dans son navigateur, avec un login unique, sur n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et qui communique naturellement entre eux.

On recense aujourd’hui plusieurs éditeurs de logiciels de comptabilité web comme : Exact, Ibiza, Intuit, Let it bill, Loop, NETexcom, SAGE one.

Comment réaliser et obtenir facilement votre bilan comptable en ligne ?

01/10/2016

Faire son bilan comptable en ligne oblige l'entreprise à utiliser un logiciel adapté, disponible dans le Cloud.

Le bilan doit être équilibré pour permettre un calcul automatique. Si le bilan n'est pas équilibré, il faudra penser à vérifier le paramétrage des différents comptes du plan de comptes de l'entreprise.

Le bilan comptable est ensuite mis à disposition du client ou du dirigeant selon la méthode traditionnelle : papier, emails ou mise à disposition dans un espace sécurisé. On peut alors parler de bilan comptable en ligne.

Comment obtenir son bilan comptable en ligne ?

Le bilan comptable, en ligne ou non, est le résultat de tous les travaux comptables effectués tout au long de l'année. On saisit ou scanne les pièces justificatives une par une, elles sont comptabilisées automatiquement dans près de 80% des cas ou importées grâce à un fichier fourni par la banque.

A chaque fois que l'entrepreneur, le comptable ou le logiciel passe une écriture comptable, cette écriture se retrouve dans deux ou plusieurs comptes du plan comptable de l'entreprise.

Les écritures vont ensuite s'additionner dans les comptes pour générer une balance comptable. C'est à partir de cette balance mensuelle ou annuelle que seront générés :

  • les tableaux de bord
  • les états comptables et financiers

Ces états comptables et financiers sont le bilan et le compte de résultat. Par extension, en pratique, on utilise le terme de bilan pour les deux documents.

Le bilan comptable est alors transmis au client par le cabinet, de manière traditionnelle ou de manière plus moderne.

Lorsque l'entrepreneur est seul, de nombreux logiciels lui permettent aujourd'hui d'obtenir ce document par un simple calcul automatique.

La méthode traditionnelle (papier, emails, courriers) : lorsque le bilan comptable n'est pas en ligne

Le cabinet d'expertise comptable ou le service comptable d'une PME est organisé de manière traditionnelle et toutes les échéances nécessitent l'intervention d'un collaborateur, du cabinet ou de l'entreprise.

Quand le client souhaite obtenir une copie de son bilan, il doit appeler le cabinet qui facture parfois ses copies.

Lorsqu'un chef d'entreprise souhaite consulter ses comptes annuels ou son bilan comptable, il doit demander des copies à son service comptable.

Cette organisation traditionnelle nécessite souvent une intervention humaine puisque rares sont les dirigeants d'entreprise qui ont immédiatement accès à ces informations dans le logiciel métier.

C'est là que les plateformes collaboratives et les nouveaux entrants sur le marché des logiciels comptables changent la donne.

La méthode plus actuelle : lorsque le bilan comptable est en ligne et le reste

Obtenir son bilan comptable en ligne est relativement simple avec les nouveaux outils de travail collaboratif qui arrivent sur le marché des éditeurs de logiciel.

L'un des principaux avantages du travail collaboratif est de permettre aux différents intervenants de travailler ensemble, à tout moment et depuis n'importe quel lieu, choisi par eux.

Une fois que le bilan comptable a été préparé par un expert-comptable ou les services comptables de la petite et moyenne entreprise ou PME, le document reste disponible dans un coffre fort numérique ou équivalent.

L'entrepreneur ou le dirigeant peut ainsi le récupérer à tout moment, même plusieurs années après, sans systématiquement devoir faire appel à un collaborateur interne ou à son conseil externe.

Plus d'envoi par email ou courrier, avec les risques d'erreurs de saisie des adresses mails ou les erreurs liées à l'envoi postal.

Plus de facturation complémentaire lorsque le cabinet choisit de facturer les copies parce qu'il estime qu'il s'agit d'un travail supplémentaire.

Plus de coût d'impression, de photocopies, de main d'oeuvre pour obtenir le bilan comptable et l'envoyer à toutes les personnes intéressées. Lorsqu'il est en ligne, chacun peut y accéder simplement et rapidement.

Disponible à tout moment, sans coût supplémentaire, le bilan comptable en ligne présente aussi l'avantage d'être plus respectueux de l'environnement.

Le lettrage comptable dans un logiciel : intérêt et astuces

Loop lettrage comptable

16 novembre 2016

Le lettrage comptable ou lettrage des comptes est une opération très importante en comptabilité. Tous les logiciels de comptabilité ont cette fonction de lettrage comptable qu'il est important de savoir utiliser parce qu'elle permet de repérer erreurs et anomalies.

Lettrer les comptes, c'est rapprocher les écritures de comptabilisation des factures, des écritures de règlement ou paiement correspondants. Cela permet de vérifier qu'une facture a été payée et de faire ressortir uniquement les factures non réglées.

L'utilisation de la fonction de lettrage du logiciel comptable

Dans un logiciel comptable, il existe généralement deux fonctions de lettrage des comptes : le lettrage manuel et le lettrage automatique. Utiliser l'une ou l'autre fonction est une simple question de paramétrage du logiciel et donc de choix de l'utilisateur.

Les comptes lettrables sont les comptes dits de tiers, les comptes dont le numéro commence par un 4 autrement dit, au minimum tous les comptes clients et fournisseurs.

Lorsque le logiciel est paramétré en lettrage comptable manuel, il suffit d'ouvrir les comptes fournisseurs ou clients, de sélectionner les factures qui apparaissent et leur règlement et de demander au logiciel de lettrer les écritures sélectionnées, souvent par la fonction CTRL + CLIC, pour sélectionner plusieurs lignes d'écritures.

Lorsque le logiciel est paramétré pour un lettrage comptable automatique, à chaque fois que le solde du compte est à zéro à une date donnée, les écritures qui composent ce solde à zéro - factures et règlements - seront lettrées sans aucune intervention particulière.

L'intérêt du lettrage comptable dans un logiciel : repérer les erreurs et anomalies

L'utilisation de la fonction de lettrage comptable du logiciel prend tout son sens lorsque l'on débute en comptabilité ou que l'on découvre les nombreuses possibilités de son logiciel.

Pourquoi ? Parce que le lettrage permet de repérer les erreurs et anomalies les plus courantes.

Que la comptabilité soit manuelle ou automatisée au maximum à l'aide d'un scanner, les erreurs sont fréquentes. Elles peuvent prendre la forme :

  • d'une comptabilisation de factures et de duplicatas
  • de l'affectation par erreur d'un règlement au mauvais client
  • du paiement d'un fournisseur en double
  • etc.

Toutes ces erreurs et anomalies sont faciles à repérer lorsque l'on utilise le lettrage.

Bien paramétrer son logiciel pour le lettrage comptable : quelques astuces

Astuce n°1 : vérifier que tous les comptes à lettrer sont bien lettrables

Rien n'est plus pénible que d'entrer et sortir du paramétrage des comptes du plan comptable de l'entreprise pour rendre les comptes lettrables l'un après l'autre.

Se faire une liste de tous les comptes que l'on veut lettrer dès le départ et les paramétrer correctement tous ensemble permet de gagner du temps.

Astuce n°2 : paramétrer le logiciel pour qu'il passe automatiquement des écritures d'écart de règlement

La banque a mal lu le montant inscrit sur un chèque, une erreur de saisie ou une inversion de chiffre a eu lieu et voilà qu'une différence entre le montant total des factures à lettrer et leur règlement apparait. Le lettrage devient alors impossible.

Pour ne pas être obligé de corriger systématiquement toutes ses écritures, surtout lorsque la différence n'est que de quelques centimes, il est possible de paramétrer le logiciel pour qu'il crée automatiquement une écriture d'écart de règlement.

Les comptes à utiliser sont les comptes 758 et 658, selon que l'écart est ou non en faveur de l'entreprise.

Astuce n°3 : utiliser les raccourcis clavier

La plupart des logiciels facilitent le lettrage comptable par des raccourcis clavier ou un clic droit. N'hésitez pas à les utiliser pour gagner du temps !

Une solution logicielle adaptée aux PME

Loop solution logicielle

14 novembre 2016

Une solution logicielle adaptée aux PME n'a pas forcément les mêmes caractéristiques que celles qui sont destinées aux TPE ou aux grandes entreprises.

Dans les Petites et Moyennes Entreprises, il existe souvent un comptable unique, voire même parfois, un véritable service comptable composé de plusieurs personnes.

Les besoins différents obligent à se tourner vers des solutions comptables dédiées aux PME.

Les avantages et inconvénients de certaines solutions comptables dans les PME

Les PME s'orientent souvent, comme les grandes entreprises, vers des ERP ou des progiciels de gestion intégrés en français.

Leur principal avantage : ce sont des solutions complètes et transversales, utilisées simultanément par tous les services de l'entreprise.

Les ERP ou PGI gèrent ainsi les stocks, permettent de faire des devis, des factures, de gérer les bons de commande, de faire des fiches de paie, de tenir l'intégralité des comptes et d'effectuer les déclarations fiscales et sociales.

Les ERP ou PGI sont aussi des solutions logicielles qui peuvent parfois coûter relativement cher puisque la PME en devient propriétaire. Elle achète une licence et toutes les mises à jour.

Peu flexible et peu adaptable, l'ERP ou PGI souffre d'une image de rigidité parfois chronique.

Enfin, tous les ERP sont loin de proposer les mêmes fonctionnalités, ce qui explique qu'il est parfois difficile de trouver une solution réellement adaptée à sa PME.

C'est pour cette raison que le choix d'un ERP est d'abord le choix d'un éditeur de logiciels plutôt qu'un autre.

Les modalités de choix d'une solution comptable adaptée aux PME

Bien choisir une solution comptable ou logicielle dans la PME nécessite de se projeter vers l'avenir. Ces solutions logicielles coûtent plus cher que les solutions dédiées aux TPE.

De plus, un ERP ou PGI nécessite des adaptations, notamment de la part du personnel qui doit être formé. Rares sont les entreprises qui peuvent se permettre de former leurs salariés, pendant plusieurs jours ou semaines chaque année, à l'utilisation d'un nouveau logiciel.

Le choix d'une solution comptable ou logicielle dans une PME dépend donc largement de la stratégie de l'entreprise à court terme (3 à 5 ans) et de ses priorités.

La PME qui choisit son logiciel analyse donc ses priorités, définit les objectifs du projet et analyse le budget alloué : tous les ERP ne seront pas forcément à sa portée. L'étape suivante consiste à analyser les fonctionnalités essentielles. Certaines fonctionnalités seront considérées comme critiques et déterminantes dans le choix d'une solution logicielle plutôt qu'une autre.

Enfin, la PME pourra commencer à étudier les solutions proposées par le marché.

Les plateformes collaboratives : une solution comptable mieux adaptée au développement des PME

Les plateformes collaboratives se créent un peu partout sur le Web. Le plus souvent, elles proposent un travail collaboratif entre le chef d'entreprise et l'expert-comptable ou le service comptable de la PME et d'autres professionnels.

Dès lors qu'elles ne sont pas spécifiquement destinées aux experts-comptables, les plateformes collaboratives ont un nombre de fonctionnalités relativement limité.

Une PME peut toutefois avoir accès à une plateforme qui propose un panel de fonctionnalités aussi large qu'un logiciel d'expertise comptable classique ou qu'une plateforme destinée à un expert-comptable.

Et si la plateforme dispose de l'intégralité des fonctionnalités d'un ERP ou PGI, on obtient un outil complet qui s'adapte aux PME et à leur développement ultérieur.

Les fonctionnalités peuvent être souscrites ou résiliées à tout moment, selon les besoins.

Ce type de plateforme existe déjà. Il reste simplement à la PME à faire le tour des solutions existantes pour faire son choix et trouver la solution comptable qui lui convient.


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